Tantangan
Dokumen terus bertambah, informasinya makin sulit ditemukan
Setiap organisasi menyimpan dokumen dan pengetahuan yang terus bertambah. Masalahnya, semuanya tersebar dan tidak mudah dicari saat dibutuhkan.
01
Informasi tersebar
Dokumen dan pengetahuan tersimpan di berbagai folder, aplikasi, dan sistem.
02
Pencarian makan waktu
Pengguna harus membuka dan membaca banyak dokumen untuk menemukan satu informasi.
03
Pengetahuan bergantung pada orang
Informasi tertentu lebih mudah didapat dengan bertanya kepada orang yang paham konteksnya.
04
Pengetahuan belum dimanfaatkan
Dokumen, pengalaman, dan hasil kerja yang sudah ada sulit ditemukan dan dipakai ulang.
Cara Kerja
Berbagai sumber dokumen, satu Pustaka AI
Hubungkan sumber pengetahuan organisasi ke satu tempat, lalu cari dan pahami isinya lewat percakapan.
Dari pengetahuan menjadi jawaban
Pustaka AI dapat menghubungkan berbagai sumber informasi sehingga pengguna dapat mencari dan memahami pengetahuan organisasi melalui satu tempat.
Pengetahuan organisasi
Dokumen
Data dan sistem
Sumber informasi dan integrasi dapat disesuaikan dengan kebutuhan organisasi.
- 1
Tanyakan
Ajukan pertanyaan dengan bahasa sehari-hari.
- 2
Temukan
Pustaka AI mencari informasi relevan dari berbagai sumber.
- 3
Pahami
Informasi dihubungkan sesuai konteks pertanyaan.
- 4
Jawab
Dapatkan jawaban beserta referensi ke sumbernya.
Contoh Penggunaan
Dipakai untuk pertanyaan sehari-hari organisasi
Dari regulasi sampai laporan manajemen. Contoh pertanyaan di bawah menggambarkan jenis kebutuhan yang bisa dilayani.
Regulasi dan kebijakan
Mencari, memahami, dan membandingkan regulasi, kebijakan, serta ketentuan yang relevan.
Apa syarat pengadaan langsung menurut pedoman terbaru?
SOP dan prosedur internal
Menemukan prosedur, panduan kerja, dan ketentuan internal dengan lebih cepat.
Bagaimana alur pengajuan cuti sampai disetujui?
Ringkasan informasi
Merangkum dokumen atau topik tertentu agar poin penting cepat dipahami.
Rangkum laporan tahunan 2025 dalam lima poin.
Analisis dokumen
Mencari, merangkum, membandingkan, dan menggali informasi dari kumpulan dokumen.
Proyek mana saja yang pernah menangani pemetaan banjir?
Produk dan layanan
Membantu tim internal mendapat informasi produk, layanan, panduan, dan ketentuan yang berlaku.
Apa beda cakupan layanan paket Standar dan Premium?
Laporan dan manajemen
Menemukan informasi dan insight dari berbagai laporan organisasi.
Bagaimana tren capaian program dalam tiga tahun terakhir?
Kemampuan
Lebih dari sekadar pencarian dokumen
Pustaka AI tidak hanya menemukan dokumen, tetapi juga membantu memahami dan memanfaatkan isinya.
Tanya & jawab
Ajukan pertanyaan dalam bahasa sehari-hari; jawaban disusun dari pengetahuan organisasi.
Berapa lama masa berlaku surat tugas untuk perjalanan dinas dalam kota?
AIPustaka AI
Berdasarkan dokumen yang tersedia, surat tugas untuk perjalanan dinas dalam kota berlaku selama maksimal 30 hari sejak tanggal diterbitkan, dan dapat diperpanjang satu kali dengan persetujuan atasan langsung.
Untuk perjalanan yang melewati batas tersebut, diperlukan penerbitan surat tugas baru.
Sumber
- 1SOP Perjalanan Dinas · Bab 3
- 2Kebijakan Administrasi Internal · Pasal 12
Mencari berdasarkan makna, bukan hanya kata kunci
Pengguna tidak perlu tahu istilah persis yang dipakai dokumen. Pustaka AI memahami maksud pertanyaan dan menemukan bagian yang relevan.
- Menemukan istilah yang berbeda tapi bermakna sama
- Menunjukkan bagian dokumen yang paling relevan
- Berlaku juga untuk dokumen hasil pindai
Peserta kegiatan di luar kantor diberikan uang transport kegiatan sesuai standar biaya yang berlaku.
Cocok: "biaya transport" ≈ "uang transport kegiatan"
Rapat yang diselenggarakan di luar lingkungan kantor wajib mendapat persetujuan dan anggaran konsumsi serta transport diajukan paling lambat 5 hari kerja.
Cocok: "rapat di luar kantor"
Tabel besaran penggantian transport lokal per orang per kegiatan.
Cocok: hasil pindai, dibaca dengan OCR
Dokumen panjang jadi poin-poin penting
Ringkas satu dokumen atau satu topik dari banyak dokumen. Setiap poin tetap bisa ditelusuri ke halamannya.
- Menghemat waktu membaca dokumen panjang
- Setiap poin menunjuk ke halaman sumber
- Bisa satu dokumen atau satu topik
- Capaian program utama 92% dari target, naik dari 85% tahun sebelumnya.hlm. 12
- Realisasi anggaran 88%, dengan penyerapan terendah di triwulan pertama.hlm. 31
- Tiga wilayah baru mulai dilayani pada semester kedua.hlm. 40
- Kendala utama: keterlambatan pengadaan dan pergantian personel.hlm. 57
- Rekomendasi 2026: digitalisasi arsip dan penguatan monitoring.hlm. 79
Lihat perubahan antar dokumen dalam satu tabel
Bandingkan ketentuan, versi kebijakan, atau isi beberapa dokumen tanpa membaca semuanya berdampingan.
- Perbandingan versi lama dan baru
- Perubahan penting ditandai
- Cocok untuk kebijakan, SOP, dan kontrak
| Aspek | Pedoman 2023 | Pedoman 2025 |
|---|---|---|
| Batas pengadaan langsung | Rp200 juta | Rp400 juta Berubah |
| Pembanding harga | Tidak diwajibkan | Minimal 2 penawaran Baru |
| Persetujuan | Kepala unit | Kepala unit |
| Dokumentasi | Kuitansi dan berita acara | Ditambah foto barang diterima Baru |
Temukan kembali pengalaman dari proyek sebelumnya
Gali kumpulan laporan dan dokumen proyek untuk menemukan pola, hasil kerja, dan pelajaran yang bisa dipakai lagi.
- Menelusuri banyak laporan sekaligus
- Menarik pelajaran dan rekomendasi
- Membantu tim baru memahami konteks
Laporan akhir, 64 halaman
Data curah hujan harian perlu disiapkan sejak awal.
Dokumen proyek dan notulen, 12 file
Libatkan BPBD sejak tahap desain.
Laporan kajian, 88 halaman
Citra satelit resolusi tinggi mempercepat validasi.
Referensi sumber
Telusuri sumber yang digunakan untuk menghasilkan jawaban sehingga informasi dapat diperiksa kembali.
| Sumber | Bagian | Jenis | Status |
|---|---|---|---|
| SOP Perjalanan Dinas | Bab 3, hal. 12 | Terverifikasi | |
| Kebijakan Administrasi Internal | Pasal 12 | Terverifikasi | |
| Surat Edaran Pimpinan | Butir 4 | Hasil pindai | Terverifikasi |
| Notulen Rapat Kebijakan | Agenda 5 | Word | Pendukung |
Keunggulan
Keunggulan Pustaka AI
Tiga belas kemampuan dalam dua kelompok: kecerdasan dalam memahami pengetahuan, dan kendali dalam mengelolanya.
Kecerdasan dan pengetahuan
6 fiturTanya jawab berbasis AI
Berinteraksi dengan pengetahuan organisasi memakai bahasa sehari-hari.
Pencarian cerdas
Menemukan informasi berdasarkan konteks, tidak hanya kata kunci.
Pengetahuan proyek
Menemukan kembali pengalaman, hasil kerja, referensi, dan pelajaran dari proyek sebelumnya.
Referensi sumber
Menampilkan dokumen yang menjadi dasar setiap jawaban.
Ringkasan dokumen
Meringkas dokumen panjang atau kumpulan informasi dengan cepat.
Perbandingan dokumen
Membandingkan informasi, ketentuan, atau isi beberapa dokumen.
Platform dan pengelolaan
7 fiturBerbagai format dokumen
Mendukung PDF, Word, Excel, presentasi, dan dokumen hasil pindai.
OCR dokumen
Membaca dan mengolah teks dari dokumen hasil pindai atau gambar.
Manajemen pengetahuan
Mengelompokkan sumber pengetahuan berdasarkan kategori atau kebutuhan.
Kontrol akses pengguna
Mengatur akses pengetahuan berdasarkan pengguna atau peran.
Integrasi sumber data
Terhubung dengan basis data, aplikasi, dan sistem internal organisasi.
Kustomisasi AI
Perilaku, instruksi, konteks, dan gaya jawaban AI bisa disesuaikan.
Riwayat percakapan
Menyimpan dan membuka kembali percakapan serta pencarian sebelumnya.
Kontrol akses per peran
| Peran | Kebijakan umum | Keuangan | Dokumen proyek |
|---|---|---|---|
| Pimpinan | ✓ | ✓ | ✓ |
| Staf keuangan | ✓ | ✓ | ✕ |
| Staf program | ✓ | ✕ | ✓ |
Contoh ilustratif pengaturan akses koleksi dokumen berdasarkan peran.
OCR untuk arsip hasil pindai
Nomor 14 Tahun 2019
tentang Tata Kelola Arsip
Pasal 3 Arsip vital disimpan paling sedikit 10 tahun…
Dokumen lama hasil pindai ikut bisa dicari dan dikutip.
Jadikan dokumen organisasi Anda mudah ditanya.
Ceritakan jenis dokumen dan sistem yang dipakai organisasi Anda. Tim kami akan membantu menyesuaikan sumber, akses, dan integrasinya.
Pustaka AI — Dokumen Organisasi, Lebih Mudah Diakses dengan AI.